Sangat penting untuk mengetahui trik pengelolaan email yang efisien, terutama bagi para pekerja kantor. Selain pekerja kantor, orang-orang yang kerap berhubungan dengan email atau surel juga sebaiknya memahaminya.
Baca juga : Penggunaan Mode Malam pada Perangkat Gadget bagi Pemula
Melakukan manajemen email pastinya dapat menunjang aktivitas bisnis ataupun pribadi menjadi lebih optimal. Hal tersebut karena segala pesan masuk bisa lebih tertata, apalagi kalau banyak sekali jumlahnya.
Terkadang Anda mungkin perlu memprioritaskan pesan-pesan penting di antara informasi promo yang kerap mengganggu. Jika ingin bekerja secara lebih produktif, mengetahui trik ini merupakan salah satu solusinya.
Trik Pengelolaan Email yang Efisien, Simak Panduannya
Pengelolaan email atau surel sudah pasti mendatangkan banyak sekali manfaat bagi orang-orang yang melakukannya. Jika terkelola secara baik, Anda dapat menghemat waktu dalam membaca, meresponse, ataupun mengarsipkannya.
Selain itu, komunikasi juga menjadi lebih efektif sebab bisa memastikan tidak ada pesan-pesan penting terlewatkan. Anda juga dapat memberikan response secara lebih cepat kepada pengirimnya.
Melakukan manajemen email atau surel sangatlah penting, tetapi banyak orang masih belum mengetahui caranya. Oleh sebab itu, kali ini kami akan menjelaskan beragam trik untuk Anda dalam mengelolanya.
- Hapus
Trik pengelolaan email yang efisien ialah menghapus pesan-pesan tidak perlu, baik dari menu inbox ataupun lainnya. Termasuk juga menghapus berbagai newsletter dengan tanda “untuk dibaca suatu hari nanti”.
Untuk menghapusnya secara keseluruhan, caranya ialah dengan menampilkan setiap surel. Setelah itu, Anda perlu mengurutkannya menyesuaikan tanggal dan mulailah menghapus dari bagian paling awal terlebih dahulu.
- Kurangi Notifikasi
Selanjutnya ialah mengurangi notifikasi atau orang-orang menyebutnya cut down on notifications. Caranya adalah dengan memeriksa email secara proaktif, setelah mengatur pemberitahuan atau notifikasinya melalui ponsel.
Anda dapat mengatur notifikasi masuk hanya untuk pesan-pesan penting, misalnya dari atasan atau klien. Hal tersebut akan membantu Anda dalam mengidentifikasi inbox penting sekaligus lebih mudah ketika mengambil keputusan.
- Matikan Notifikasi
Trik pengelolaan email yang efisien dapat dengan cara mematikan notifikasi. Biasanya sering sekali terdapat informasi update terbaru tentang aplikasi tertentu atau sekadar konfirmasi pembayaran pembelian online.
Jika tidak ingin terganggu akibat banyaknya notifikasi masuk, aturlah untuk mematikan setiap notifikasi tersebut. Anda bisa pergi ke manajemen aplikasi, lalu mematikan notifikasi khusus lewat surel.
- Unsubscribe
Trik pengelolaan email yang efisien berikutnya ialah melakukan unsubscribe pada layanan tertentu. Sering kali Anda menerima pemberitahuan mengenai postingan terbaru dari suatu platform atau website.
Saking seringnya menerima pemberitahuan semacam itu, pastinya membuat kesal karena mengganggu. Maka dari itu, solusinya ialah unsubscribe setiap email berlangganan kalau memang tidak pernah sempat membaca.
- Buat Folder
Trik selanjutnya ialah membuat folder khusus beberapa inbox atau data di dalamnya yang masih Anda butuhkan. Cara ini cukup efektif sebab menu inbox akan menjadi lebih rapi daripada sebelumnya.
Untuk melakukannya, cukup dengan mengarsipkan beberapa pesan, kemudian membuat folder sekaligus subfolder berdasarkan kebutuhan. Contohnya folder “OSIS SMA 2022”, “Tugas Semester 1”, “Reuni Kelas B”, dan sebagainya.
- Filter Otomatis
Menggunakan filter otomatis termasuk salah satu trik pengelolaan email yang efisien. Dengan penggunaan filter, nantinya surel masuk bisa otomatis terhapus dan ditandai sebagai penting atau spam.
Selain itu, filter otomatis juga dapat membintangi pesan tertentu hingga menyimpannya di folder masing-masing. Cara itu akan mengefisiensi waktu bekerja sebab tidak perlu mengerjakannya secara manual.
- Simpan yang Penting
Trik pengelolaan email yang efisien selanjutnya adalah menyimpan pesan-pesan penting. Maksudnya ialah menyimpan inbox yang memerlukan tindakan jelas supaya dapat tertangani sesegera mungkin dengan tepat.
Selain menyimpan, jangan ragu untuk mengarsip atau menghapus kotak masuk kalau memang kurang penting. Dengan begitu, Anda akan lebih berfokus menangani kotak masuk penting tadi.
- Buat Strategi Response
Dalam melakukan manajemen, penting untuk membuat strategi response secara tepat. Strategi tersebut dapat menyesuaikan berbagai hal, seperti frekuensi menerima surel setiap hari, jenis aktivitas, tingkat kesibukan, dan lainnya.
Misalnya memberikan response setiap 24 jam, walaupun tujuannya hanya ingin memberitahukan bahwa response detail pada akhir minggu. Dengan demikian, setidaknya pengirim sudah memperoleh kepastian balasan.
Kemudian ada batch processing, yakni memilih sebagian waktu dalam sehari untuk merespon. Artinya, Anda akan menutup aplikasi email-nya di luar sebagian waktu tersebut setiap harinya.
Selain itu, terdapat strategi OHIO (Only Handle it Once). Maksudnya adalah membalas, meneruskan, menghapus, mengarsipkan, atau membuat to do list. Apabila belum sempat merespons, tandai “To Organize” atau “To Replay”.
Penggunaan tanda semacam itu cukup efektif dalam meningkatkan produktivitas kerja. Anda tidak perlu lagi memikirkan email tersebut pada lain waktu mengenai respons yang hendak diberikan.
